Los abogados y nuestra necesidad de saber argumentar, comunicar y persuadir

Siempre recuerdo con cariño mi infancia. Sobre todo, tengo varios flashes que llegan a mi mente de las clases en el colegio o haciendo tareas en el comedor de la casa. Hay uno sobre todos que me mueve escribir este artículo: fue cuando aprendí a comunicar mis ideas.

Recuerdo que en la clase de español siempre nos explicaban lo mismo, que una oración se dividía en SUJETO y PREDICADO. Que el sujeto era de quien se hablaba y el predicado, lo que se hablaba del sujeto. También que dentro del predicado el responsable de darle acción o movimiento al sentido de la frase se llamaba VERBO. Y que tanto en uno como en el otro existían acompañantes, que ahora entiendo que son los responsables de darle color, forma, y adornar: los complementos (adjetivos, artículos, verboídes, Etc.).

Lo anterior, acompasado al ritmo de signos de puntuación, es lo que nos ofrece la capacidad de comunicar todo lo que se nos ocurre en la cabeza. Tanto verbal como por escrito.

Ya de adulto, y de la mano de mi maestro de toda la vida, Reynaldo Infante (QEPD); entendí su justa importancia. El pensamiento sin comunicación, sin compartirlo queda en un egoísta sentido de grandeza personal y solitaria. El tener grandes ideas implica el comunicarlas correcta y eficazmente ¿Cómo saber si se logra esa comunicación? Simple, si tu interlocutor comprendió lo que le dijiste.

Los abogados adolecemos de creer que sabemos demasiado. Esa arrogancia es transfundida a nuestro ADN, disfrazada del menaje: “…que las ideas son el motor de mi manera de ganarme la vida”. Lamentablemente, a nivel universitario y de postgrado, nos enfocan en aprender teoría, procesos y resultados; pero no aprendemos a pensar y menos a comunicar eficientemente lo que hilvanamos en nuestra mente. Sólo en lógica jurídica se hace un esfuerzo digno, pero la formación del alumno depende muchísimo del profesor; y esto lo afirmó de manera tan radical, porque el estudiante no sabe lo que no conoce, nunca se le ha exigido que piense más allá de lo que ha llegado a hacer o tener, para él es un mundo nuevo y fuera de su zona de confort.  

Y eso es fácil de ver: cuántas personas relacionadas comprenden que los abogados hablamos en “otra lengua”, que no nos hacemos entender. Que proyectamos una inteligencia aguda, pero que el promedio de gente no nos logra seguir. ¿Qué tanto de lo anterior es responsabilidad de que nos perciban como marrulleros, poco confiables o simplemente embusteros?

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Y pienso que esta manera de comunicarnos es el mejor ejemplo de herencia del conocimiento. Aprendimos porque nuestros profesores así se comunicaban. Porque a su vez, a ellos le enseñaron así. Porque las sentencias de los tribunales son incomodas de leer para los no doctos y muchísimas veces hasta para los letrados. Y mientras más alto o especializado sea el tribunal, peor se vuelve algo que por derecho debería ser sencillo de comprender. Igual ocurre con las leyes, con los contratos, con los recursos. Etc.

Todo está estructurado para ser una “Fortaleza egoísta de conocimiento” sólo al alcance de los ilustrados abogados. Sin embargo, por esto pagamos precios, y altos. No sólo por la parcial falta  confianza de nuestros clientes o de nuestros relacionados. Sino porque, y a pesar que eso es lo que buscamos, tenemos la peor manera de persuadir de todas las profesiones exceptuando la medicina (Qué son más técnicos aún que los abogados). Cuando escribimos una demanda, una querella, un ampliatorio de conclusiones o un recurso; buscamos convencer a un público (Juez, abogados, clientes, Etc.) de que el contenido los haga cambiar de posición o de sean proclives a nuestros intereses. Sin embargo, en el mejor de los escenarios lo que logramos es mostrar que sabemos mucho de algo. Es un buen fin, pero divorciado de nuestro objetivo principal.

Para abordar esto último y perfeccionar nuestra técnica, es necesario lograr un profundo cambio en la manera de pensar y analizar el contenido de un caso o de una necesidad. Es obligatorio que aprendamos a interpretar y a argumentar como abogados. Y luego, tener la flexible capacidad de adaptar ese conocimiento o ideas a la altura de quien será el receptor, no sólo para encontrarlo interesante, sino para impresionar y seducir a un cambio en su pensar.

Los abogados muchas veces creemos que debemos avasallar en todo momento, siendo esto totalmente equivocado. Sócrates y Platón sabían que el arte de persuadir era más efectivo para las relaciones humanas que las guerras y enfrentamientos. De ahí el desarrollo de la retórica como técnica de comunicación efectiva para las masas. Cuando era requerida por los tribunos o ante las audiencias con el fin de regular el comportamiento del pueblo, se lograba con formatos y maneras diferentes a cuando era necesaria para una interacción con un círculo íntimo de personas. Me es gracioso pensar que tanto Sócrates, Platón y los sofistas fueron los primeros “Abogados” formales de la historia.

A modo de cierre, la idea para lograr una comunicación efectiva y persuasiva se escribe en un mapa:

Pensamiento » Objetivo de idea » Argumentación » Comunicación verbal o escrita » Receptor

Los abogados debemos ser: elocuentes oradores, persuasivos vendedores e insinuantes ejecutores. Habilidades blandas que explotamos diariamente pero no de manera consciente y muchas veces poco eficiente; y que no necesariamente las aprendemos en la academia. A veces la desarrollamos por la necesidad, otras porque la perfeccionamos por medio de la práctica y muy pocas ocasiones porque la hayamos estudiado formalmente.

En los próximos artículos pretendo abordar el mapa anterior, a manera de aportar a la formación de estas habilidades en nosotros, los abogados. Que conste, no soy un experto en la materia, sin embargo sí he logrado pulir estas habilidades y estudiarlas, lo que me permite entender lo qué debo buscar y hacia donde quiero ir. Esta es mi invitación para ti. Geovanny Alexander Ramírez B.

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Dimisión del Empleado

La dimisión es la figura por la cual el empleado finiquita su contrato de trabajo por entender que se le han vulnerado sus derechos. Es una de las causas término del contrato laboral, y la más recurrida cuando el empleado procura a toda costa conseguir sus prestaciones laborales. Las más comunes son: no pago a tiempo de salarios, no estar inscritos en la seguridad social, no tener el Comité Mixto de Seguridad y Salud en el Trabajo (en caso de empresas de más de 15 empleados) o por lo menos su Coordinador, acoso laboral o cambio de categoría del empleado, Etc.

Al empleado le corresponde demostrar sus justa causa, sin embargo es normal que formula invoquen varias de las catorce posibilidades que el Código coloca a disposición del empleado. Toma en consideración que aunque sea responsabilidad del trabajador, existe obligaciones probatorias que sólo las puede demostrar el empleador, por lo que si la empresa no está al día u organizada es muy probable que sucumbirá ante pretensiones muchas veces abusivas.

Otro punto interesante es que contratistas informales encubren en la dimisión para extorsionar a empresas. Y dado que es probable que no tenga registros de pagos avalados en facturas con NCF o contrato comercial firmado, se toma como base el principio VIII que estable “Si hay duda en la interpretación o alcance de la ley, se decidirá en el sentido más favorable al trabajador”.

Posterior a la dimisión, el empleado procederá a formalizar una demanda laboral en cobro de sus prestaciones laborales, derechos adquiridos y salarios caídos; que si no la sabes manejar de manera oportuna y rápida, el valor involucrado crece y te hace pasible de embargos una vez llegue una sentencia.

La organización legal de su empresa es vital, parte de esta es contar un departamento de recursos humanos eficiente que te permita supervisar y prever las situaciones que puedan ser conflictivas en tu contra y de tu negocio. Entrénate, adquiere valiosos conocimientos de la gestión de riesgos de tu compañía.

Cinco tips para tener una relación exitosa con tus empleados.

• Organización. Lo que comienza bien, siempre se desarrolla correctamente. Como empresario, debes saber qué quieres hacer, a dónde quieres llegar y cuáles son tus exigencias para que te acompañen. Y eso aplica a tus colaboradores. Esto es parte de tu política interna, que los empleados siempre estén enrolados con la visión y misión del negocio, así como la tuya personal.

• Todo por escrito. Desde que el empleado entra a formar parte del equipo, entrégale su contrato; en el que establezca la fecha de entrada, su paquete salarial, la posición que ocupará y los límites a lo que deberá acogerse. Es una manera de que estés claro tú y el de todos los puntos importantes. Recuerda que una vez comience a trabajar, será más complicado para ti crear límites. Además, el principio laboral de “La duda favorece al empleado” se aplica siempre en desmerito de tus intereses. De ahí que requieras diafanidad en todo lo que es tu relación con el empleado.

• Todo claro, para ti y para ellos. Habla siempre con la verdad. Tus empleados merecen saber su situación en relación a lo que esperas de ellos. La mayor parte de los procesos judiciales laborales nacen por falta de comunicación diáfana y consistente, cuando no están claros comienzan a suponer, y de ahí es un paso para un mal entendido. Crea políticas de comunicación efectiva con tus empleados y fomenta que la tengan contigo y entre ellos. Te ahorras muchos dolores de cabeza.

• Siempre paga la TSS. La Seguridad Social como la DGII son un socio para ti. Te guste o no, es la realidad. No basta con que le tengas un seguro médico. La SS se compone de cobertura de pensiones, cobertura de riesgos laborales y el seguro familiar de salud. Debes entender que cuando no pagas la TSS de manera regular y en base al salario real de los empleados, te arriesgas a un problema financiero si tienen una enfermedad o accidente laboral; así mismo, la TSS podrá perseguirte penalmente por defraudar al sistema, más el costo en indemnizaciones al que estarás expuesto.

• Crea tu reglamento interno. Estas son las reglas de juego de tu negocio. Un reglamento interno son las normas, que una vez son avaladas por el Ministerio de Trabajo, pasan a formar parte del contrato de trabajo de todos tus empleados. Te protegen a ti y al negocio de malos quereres de colaboradores desaprensivos e inconformes. Procura tenerlo y que esté acorde con la Ley.

¿Manejas correctamente los riesgos con tus clientes?

Ana Rodriguez es una empresaria normal. Tiene un negocio lucrativo. Dieciséis horas de trabajo diarias, un personal de siete empleados. Ha crecido exponencialmente en los últimos dos años, gracias a la introducción de mezclas de café importado para su restaurante. Las cosas van muy bien.

Luego de pasar la crisis en el 2016, se obligó a reajustar sus precios y a tomar una política diferente en el manejo de sus finanzas, logró estabilizarse y avanzar. Sin embargo, el destino le jugó una mala pasada.

Uno de sus empleados, el encargado de la cocina, estaba muy disgustado con el salario. La realidad era que tenía envidia del éxito del negocio, que a su juicio se le debía a él. Ese colaborador se daba a la tarea de cambiar los componentes de los platos, con especial detalle en usar una leche de menor calidad y que, en combinación con un suplidor, adquiría a menor precio para embolsillarse la diferencia. El resultado: agruras y acidez en los clientes, algunos incluso presentaron alergias.

Uno de los clientes asiduos se da cuenta, además de que colocó una queja formal, hizo analizar uno de los productos que compró para llevar. Resultado: amebas y parásitos procedentes de fermentación y descomposición del producto. El cliente interpuso una demanda en contra del restaurante y su dueña, lo que se hizo público y automáticamente redujo considerablemente el flujo de personas.

De esta historia, el punto primordial es saber cómo Ana Rodriguez manejó la situación. Ojo, esto no es un caso aislado ni inverosímil. Cualquier cafetería o restaurante está en riesgo de este tipo de situaciones, a veces como un hecho creado otras por un descuido, pero siempre existe responsabilidad para el negocio y sus propietarios.

¡No todos los pleitos se echan!  

Asegúrate de tener un abogado bueno, responsable, consciente y que cuide tus intereses. En ocasiones, la mejor estrategia es no llegar a un tribunal. Para determinar qué te conviene: analiza tu nivel de exposición (pérdida o peor escenario), determina tus medios de pruebas y qué tan fuertes son; y finalmente, debes verificar si no existen otros responsables del hecho con los que puedas compartir la carga.

Si lo anterior te arroja que no te conviene litigar, tranza el expediente de manera urgente. No te expongas a tecnicismos y menos “…a que el abogado tiene un amigo”. Ningún abogado responsable da garantías de procesos en tribunales dado que no está en su control. Sin embargo, si tranzas un caso del que sabes que aunque no eres el culpable sí eres responsable, te ahorraras tiempo, dinero y sustos.

Póliza de seguros.

Jamás veas a una póliza de seguros como un gasto; sobre todo cuando es de responsabilidad civil. Las pólizas de predios y operaciones son un gran apoyo en situaciones como la del ejemplo. Siempre están adecuadas a tu rubro de negocio, y las aseguradoras y corredores te dan un precio único por una cobertura razonable. No sólo te cubrirán en caso de una indemnización, también te costearan los gastos de representaciones de abogado y costas judiciales.

Los negocios no pueden estar desprotegidos, menos en esta época que existen tantos abogados dispuestos a litigar para conseguir beneficios personales. Y toma en cuenta aquellos hechos involuntarios pueden generarte una obligación inesperada y que dé al traste con todo el esfuerzo de años. Las aseguradoras asumen el riesgo por un valor bien pequeño (la prima), permitiéndote continuar operando en iguales condiciones u en menor plazo que si no la tuvieras.

Una gestión de comunicación efectiva.

La gente está interconectada en todo momento. Una mala crítica es brutalmente más veloz que un elogio, por lo que debes tener una política o proceso de comunicaciones que te apoye en caso de ocurrir un hecho negativo. Recuerda que la reputación lo es todo. No apuestes “…a que la gente se le olvida” o que “…hay cosas peores”, procura saber responder a tiempo, empatizando con las víctimas, que se sientan protegidas o, por lo menos, que cuentan con tu ayuda. La empatía y la comunicación son requisitos obligatorios en casos que afecten a terceros.

Cambio de procesos. Aceptación del Error.

El hecho ocurrió. Sea por maldad o por descuido. Como quiera te corresponde hacer cambios de gestión y procurar que lo ocurrido no se repita. Incluso puede ser parte de tu propia política de comunicaciones una vez haya bajado la marea. Lo que debes es asumir responsabilidad y provocar que los cambios sean favorables, si no sabes cómo, asesórate de personas que te apoyen.

Despido. La opción obligada.

Este paso lo dejé de último por ser básico.

1. Estratégicamente no te conviene despedir al empleado de manera inmediata, hasta tanto no determines los riesgos y la manera de enfrentarlos. Porque en caso de no existir mala fe, el empleado puede darte luz o un elemento de prueba importante para argumentar a tu favor. Y en caso contrario, lo manejas a discreción para evitar mayores daños y puedas, a futuro, hacerlo pagar por su hecho personal. OJO: debes tenerlo supervisado. Si entiendes que es peligroso o te puede causar más daño, dale vacaciones o suspéndelo por un periodo hasta que te organices y tengas un plan para actuar.
2. Debes tener a mano pruebas suficientes que te permitan justificar el despido: sea por testimonio de otros empleados, cámaras de movimiento, o por documentos en que el empleado asuma conscientemente la responsabilidad del hecho. Recuerda que de no justificarlo, te costará más; si no es posible recopilar lo que necesites, sepáralo por desahucio. Pero que esta sea la última opción.
3. Requieres establecer un precedente. En especial si tienes otros empleados y la misma exposición al riesgo. En ocasiones, los empleados pueden entender que es una fórmula para hacer que los desahucies e “irse con sus chelitos”; por lo que debes tratar a toda costa de que sea vea un castigo por una acción contraria a tus intereses, sobre todo cuando tus colaboradores son obreros con una escolaridad baja, poca responsabilidad o muchos problemas económicos. Y esto incluye procesos penales en su contra, en caso de ser necesario.

A manera de cierre: rodéate de asesores que sean expertos en las áreas en que no tengas dominio. Puede que cargues la operación con un costo mayor, pero te ayudará a que las decisiones que tomes sean acertadas. En los negocios, la curva de aprendizaje tiene precios a pagar, no te asustes o desanimes si te han tocado alguna vez.

Las situaciones para un emprendedor son su almuerzo habitual, lo que debe asegurarse es de que tener los mejores platos y cubiertos para que no se desborden en tu mesa.

Hacia una política de cobros efectiva para el negocio

He aquí la belleza del conocimiento y la consultoría para tener una relación sana con un cliente, en la que no se abuse de los tiempos de pago de los servicios que brindas, ni que se afecte la imagen y menos el bolsillo.

Los riesgos siempre existirán. Dado que no necesariamente son exclusivamente de si el cliente al que le damos crédito es responsable o no. Puede que tenga una mala racha, o sea simplemente una mala época en el año; para lo que es necesario tener tino en cuanto al manejo de los cobros.

En lo adelante haremos una ruta crítica con explicaciones, en la que intercalaré un ejemplo de la cotidianidad y comentaré varias ideas sobre este. La ruta crítica o ejemplo estará en cursiva y en un color diferente, los comentarios en letra normal.   

1. La contratación.

La empresa MULTIBIO PHARMA, SRL es una compañía que vende productos médicos importados a farmacias, clínicas y hospitales. Continuamente importa al país productos con valor en millones de dólares y tiene unas ganancias neta del 35% sobre el costo.

En febrero 2018, cierra contrato con la clínica CLINICON NUCLEAR, S.A.S. empresa de servicios médicos con quince años en el mercado, en la que le proveerá sus productos de manera mensual con un crédito anual de hasta US$250,000.00 como un estándar para los clientes nuevos. Con un periodo de 90 días de pago.

Primero es importante que veamos que son dos empresas grandes, sin embargo, no importa para el tamaño para la contratación ni para el rubro del negocio. Lo realmente urgente son los siguientes puntos:

1. TODO POR ESCRITO. Por varias razones, la primera es que es una operación comercial, adicional de que hay envuelta una gran cantidad de dinero. La formalidad no es desconfianza. Lamentablemente los dominicanos creemos que no debemos exigir formalismos a nuestros clientes; hemos asumido que cuando exigimos que nuestras relaciones se hagan con un mínimo de seguridad, creemos falsamente que vamos a perder al cliente o que el entenderá que le vamos a engañar o a abusar de él. Eso no es así. Las mejores relaciones se basan sobre límites y acuerdos, el arte del cierre de la venta vital pero debe hacerse con gracia, estilo y demostrándole al consumidor que las formalidades valen el esfuerzo para su protección y por la calidad de nuestro producto/servicio. NUNCA SE INICIA LA OPERACIÓN HASTA QUE NO SE FORMALICE LA COMPRA.

• Dentro del contrato exponemos todo: COSTOS, TIEMPOS DE ENTREGA, TIEMPOS DE PAGO, DESCRIPCION DE LA OPERACIÓN, GARANTIAS, FORMATOS DE RECLAMO, SOPORTES DEL CREDITO, INTERESES O MORAS EN CASO DE NO PAGO A TIEMPO, Etc. A pesar de que se lee complicado, dependiendo de la experiencia y pericia que tengas tú o tu abogado, se pueden redactar Cartas de Intención o Contratos que soporten correctamente la operación y que no sean pesados o complejos.

• En caso de que haya crédito a mediano o largo plazo, será necesario un SOPORTE LEGAL EN DOCUMENTO AUTENTICO. Y esto será la gran diferencia entre un cobro efectivo o no. El contrato expresa la voluntad de las partes, sin embargo ante un Tribunal es necesario que el soporte del cobro tenga tres características: SEA CIERTO, SEA LIQUIDO y SEA EXIGIBLE.

Explicar esta parte es larga para hacerlo de manera escrita, pero la abordamos ampliamente en el Taller GLPymes. Pero si te diré que el contrato o la factura sóla no basta. El tiempo al momento de realizar un cobro de pesos es vital. Por lo que, mientras mejor calidad sea tu título (documento en el que basas el cobro), será más rápido o eficiente. Si te limitas al contrato, a la clásica factura o a la orden de compra y acuse de entrega, podrías demorar de doce a treinta y seis meses ver efectuado tu cobro.

1. La operación y los tiempos de pago.

Han pasado cuatro meses de que CLINICON NUCLEAR, S.A.S.,  haya colocado tres órdenes por valor de US$150,000.00 y tener en su poder el producto; el Departamento de Cobros de MULTIBIO PHARMA, SRL escala a la Gerencia de la compañía la anomalía. La Gerencia ordena no otorgar más crédito hasta que abonen dinero o cubran por lo menos la primera orden. A los fines, la Gerencia se comunica con la Gerencia del cliente y les expone la situación. CLINICON NUCLEAR, S.A.S. se disculpa y accede a pagar una suma importante en menos de diez días a fin de que le sea despachada la cuarta orden de compra.

CLINICON NUCLEAR, S.A.S. acepta las disculpas y despacha. Sin embargo colocan un WARNING en la cuenta y pasan el caso sus abogados externos, con órdenes precisas de no actuar hasta tanto no les avisen.

Esto es un punto delicado de la operación. Siempre se deben de agotar todas las vías diplomáticas disponibles, incluso otorgar un nuevo chance al cliente dado que desconocemos su realidad. Ejemplo conocido de todos los emprendedores es el mes de diciembre, por ser un periodo en que se gasta tres veces el presupuesto ordinario y se cobra menos de la mitad de lo acostumbrado, con la particularidad de que el tiempo de trabajo se reduce a menos de un 60%. Por lo que es normal que los cobros se resientan hasta finales de enero o inicios de febrero. Por esta razón, es importante no tomar medidas contundentes ni definitivas.

Sin embargo, el apoderar a los abogados externos no es un dislate. Los abogados deben analizar el expediente y estudiar al cliente (ubicar su comportamiento de pago, verificar sus activos, Etc.), trazar una estrategia que sea efectiva, posiblemente agotar un par de llamadas previas a actuar.  

Lo que jamás debemos hacer como negocio es permitir que el crédito envejezca. Un crédito más allá de seis meses desciende en su índice de cobro efectivo en más de un cuarenta por ciento. Se debe tomar en cuenta de que no se conoce la realidad interna de la compañía cliente morosa, puede existir un pleito entre socios, un desfalco, una cadena de malos cobros, Etc. Pero cada día que pasa, la posibilidad de insolvencia crece.

1. Los documentos que soportan el crédito.

Al sexto mes de haber tomado el primer crédito, los contactos y socios de CLINICON NUCLEAR, S.A.S. no toman las llamadas ni devuelven los correos. Se tiene en conocimiento que buena parte de los empleados ya no están en plantilla y hay rumores de una posible venta. Todos los indicadores están dados para iniciar el proceso en cobro compulsivo. MULTIBIO PHARMA, SRL tiene por política de iniciar el proceso legal al quinto mes de los impagos, y a los clientes se le extendió un plazo de cortesía de un mes adicional. Por lo que se les da la autorización a los abogados de proceder.

Dentro de los expedientes se encuentran los siguientes documentos:

• Contrato de Servicios o Venta de Productos.
• Pagaré notarial que soporta el crédito y específica los intereses.
• Orden de Compra
• Acuses de despacho o entrega
• Intercambio de correos electrónicos y cartas solicitando el cobro y aplazando los pagos.

La firma de abogados ya tiene ubicados los bienes; han solicitado certificaciones que avalan propiedad de vehículos e inmuebles. También tiene ideas de dónde están los certificados financieros y tienen enlistados a los clientes del cliente.

Lo primero que realizan son las notificaciones de intimación de pago, luego los mandamientos de pago. Posterior a esto, hacen embargos retentivos en los bancos comerciales en que conocen los clientes morosos tienen dinero, sea en cuenta corriente o certificados financieros; como es posible que también le deban a los bancos y a la DGII, interponen oposiciones a pago a los clientes que posiblemente tengan deudas con ellos. La estrategia es ir estrangulando las vías de recursos frescos del cliente, con la esperanza de que reaccione y haga un acuerdo de pago para evitar llegar a las últimas medidas.

Todo lo anterior se hizo con el soporte del contrato y del pagaré notarial. Pagaré que fue firmado por los socios solventes en calidad de fiadores solidarios e indivisibles. El próximo paso es atacar a los socios de manera directa, sobre sus activos y cuentas, pero antes de agotar la medida uno de ellos se presenta y llega a un acuerdo de pago, otorgando una parte en efectivo y otra con activos de la compañía.

Aquí está el punto nodal de un cobro efectivo.

Los documentos y la organización de cualquier negocio son los que te previenen y permiten demostrar las operaciones. Así mismo, te cubren de incumplimientos por parte de clientes y suplidores. De aquí que siempre sea necesario tener puestos claves en tu organización: a. Director de Operaciones, b. Director de Crédito y Cobros, c. Encargado de Facturación. Deben ser personas con criterio y experiencia, además de tener autorización para toma de decisiones importantes hasta cierto límite, lo que te permitirá  descansar sobre ellos.

 

A manera de cierre, una política de cobros es parte vital en los procesos de tu empresa. Y, como has visto en el desarrollo del ejemplo, no se limita a hacer llamadas cuando se requiere el pago. Es una estructura organizada que comienza en tu departamento de ventas y finaliza con tus abogados externos. Incluye tiempos, acciones, redacción de documentos, focos rojos, y una constante observación del cliente.

Recuerda que el oxígeno de tu empresa depende del flujo de efectivo que tengas. Te puedes apalancar en el crédito, sin embargo esto es hasta un punto que no te sea nocivo. De ahí que tu planificación se base en el tus cuentas por cobrar, y las mismas deben tener un ritmo sano y un flujo libre.

De aquí la necesidad de que tengas consultores legales corporativos que se apoyen en crear tu estructura. No sólo la constitución de tu empresa. También debes incluirlos en tus procesos y la conformación de tu equipo. Recuerda que ellos tienen mayor experiencia que tú en cuanto a cobros en el mundo real.

No sólo es asesorarte, es que se preocupen por la eficiencia y eficacia de tu operación.

Siete ideas para organizar la gestión en los Recursos Humanos de tu negocio

El 2019 arranca en unos pocos días, es una fecha propicia para que hagamos nuestra tarea y comencemos a sanear y organizar nuestro negocio.

Recursos Humanos es un departamento vital en nuestra organización; sin importar el tamaño o rubro del negocio. Colaboradores soportados en una gestión del talento correcta, son empleados que te reconocerán como un buen jefe y verán a tu negocio como organizado y capaz.

A estos fines, debemos hacer nuestra tarea con un poco de esfuerzo. El objetivo es de que la gestión de capital humano sea organizada, esto nos permitirá estar protegidos de demandas sin fundamento o malas querencias de nuestros propios aliados. Recuerda que a pesar de que son colaboradores, cada quien procura velar por sus propios intereses.

Comencemos:

I. Un empleado, un expediente. Al momento de contratar a un empleado, sea cual fuere el método de elección, documenta organizadamente un expediente con su nombre y/o identificador (número de empleado o de archivo). Procura que sea gestionado del pasado al presente, teniendo como primer documento el contrato escrito con sus obligaciones y paquete salarial. Esto para tener claro varios puntos: La fecha de entrada, el salario que devengará, la posición a desempeñar.

Parece básico y lógico, pero te sorprendería saber la cantidad de litigios que empleadores pierden por no tener un archivo organizado.

Luego, cada incidencia de la relación trabajador-empleador que haya, documéntala y guarda su soporte en el expediente, desde un permiso, una licencia, el nacimiento de un hijo, una amonestación, una ausencia. Etc. Hasta el soporte final del término del contrato de trabajo.

En derecho laboral la carga de la prueba recae sobre el empleador, aun sea el empleado que alegue cualquier hecho o situación. Además de que uno de los principios en que se basa en derecho de trabajo es que la duda siempre favorecerá al empleado. Destruye las dudas desde el inicio.

II. DGT-3 / DGT-4. Ahora son formularios digitales, antes eran las planillas (hojas formato 11×17, que vendía el Departamento de Trabajo en cada localidad, y que debes plasmar anualmente tu nómina de empleados). El DGT-3 es la Planilla de Personal Fijo, se completa una vez al año en enero o cuando inicias tu compañía. En ella enlistas a tus empleados, la fecha de inicio de la relación laboral, el salario y su posición, y la fecha de las vacaciones estimadas.

El DGT-4 o Registro de Cambios en Personal Fijo, se completa y envía en los primeros cinco días de cada mes. Aquí se recogen las incidencias del mes anterior; se inscriben las novedades o modificaciones de los empleados y posiciones. Desde un ascenso hasta una salida de un empleado, se comunican a través de este formulario.

III. Siempre al día con la TSS. El real compromiso. El pago mensual de la TSS es uno de los cargos en dinero que mayor peso ejerce sobre las cuentas de cualquier empresa; a pesar de que, como sistema contributivo, aportan tanto el empleador como el empleado. Es el pago que soporta el sistema de seguridad social, dando a los abonados el derecho a tres servicios obligatorios y fundamentales:

1. Seguro de salud vía las ARS,
2. Seguros de riesgos laborales por la ARL,
3. Aporte al fondo de pensión del empleado.

Está de más recordarte la importancia y lo que ocurre si no pagas a tiempo, o lo que pasaría si no mantienes al tanto las novedades en la SUIR o página de la TSS. Lo poco son los recargos que pagas y que crecen como la espuma. Lo grave es que si a un empleado (o a un familiar inscrito) le ocurre algo fuera o dentro del trabajo, eres tú que corres con la responsabilidad de sus gastos médicos. Además de que es un deber formal de todo empleador, tanto el aporte como la trasparencia en estos fondos. 

IV. Crea y comparte un Reglamento Interno. Este acápite no todas las empresas lo tienen, y es valiosísimo. El RI son las reglas de juego de como funciona la empresa, las obligaciones y deberes de los trabajadores. En él recoges la política clara de cómo funcionan tus recursos humanos. Desde procesos internos hasta reclamaciones a sus superiores. El RI procura que todos los empleados estén alineados al trabajo, sus funciones y la jornada; así como lo que permites y no permites en tu empresa.

Por lo  regular, se le entrega una copia impresa a cada trabajador al momento de su contrato; además de que se colocan extractos en diversos puntos de reunión a fin de mantener vivo el recuerdo de su existencia. Su función es de apoyo para la gestión humana y difusión de la mística del trabajo en la empresa.

V. Fomenta un sistema de cooperativa en tu empresa. La experiencia me indica que pocas cosas entorpecen más el desempeño de un empleado como el que tenga problemas financieros. Siempre piden avances a salarios y préstamos; cuando no puede más, comienza buscar dinero prestado a intereses altísimos por fuera de la organización o a empleados con buenos fondos, lo que te da un ambiente laboral cargado, que aumenta y desincentiva a la producción. Finalmente, el empleado busca que a toda costa el empleador lo desahucie y provoca situaciones para que esto ocurra, en pro de que “le den sus chelitos”.

Soy promotor de que las empresas afilien a sus empleados a una cooperativa. Sea que la creen de manera exclusiva o que se incluyan en una ya establecida. La idea es que empleado tenga opciones directas y rápidas de satisfacer esas necesidades. Esto, de mano con formación en el área de finanzas personales, apoya al empleado a cambiar estilos de vida, le fomenta el hábito de ahorro y un correcto manejo de necesidades.

VI. Crea valor en tus empleados, que vean que no sólo es un trabajo. Con base a dos vertientes:

1. Recuérdales sus fechas importantes, agasájalo de manera que se sienta como un colaborador, no un empleado. Crea estructuras que cada cierto tiempo acumule horas para que tenga días libres. Oblígalo que tome vacaciones.
2. La formación personal es vital. Promueve que el empleado participe en seminarios, talleres y cursos patrocinados por la compañía, sobre temas de índole personal que lo hagan crecer, que le sumen y mejoren su calidad de vida. Mímalo, logra que se sienta protegido; que entienda que un mejor empleo no lo conseguirá porque Él es importante para ti.

VII. En caso de salida, procura que sea por las buenas. Las rupturas con los empleados siempre serán difíciles. Por mejor intención o que se respeten todos los derechos. Por lo que debes procurar que el término de su contrato no sea traumático. Si ya tomaste la decisión prescindir de El, comunícale las razones, procura que vea claro que le estas pagando todo el dinero que le corresponde y dale la expectativa de que darás buenas referencias a quien las pida.

Eso sí, documenta hasta el mínimo hecho: Tu descargo firmado. Paga con cheque y que te firme uno como acuse de recibo. Recuerda notificar su salida antes de las cuarenta y ocho horas luego de ocurrida.

Finalmente, respeta el momento. Para él es un cambio de vida que pone en peligro su estabilidad; aun tengas la razón de porqué lo separaste. Recuerda que como lo trates a Él, sus compañeros de labores se verán reflejados en su espejo. Procura no crear un ambiente de chisme, o que se esparzan rumores a lo interno del negocio, acaba con ellos con un comunicado o una reunión con los colaboradores más cercanos.

El divorcio de la pareja y los negocios ¿Cómo nos repartimos?

Uno de los tragos más amargos de una pareja es que la relación llegue a fin. Todo lo que comenzó con amor, ternura y entrega, muchas veces termina en molestias e incomodidad. Esto afecta a todas las áreas de la vida de la persona: familiar, afectiva, productiva y en los negocios.

Hablando en tono jurídico: el matrimonio es un contrato de sociedad; que requiere organización y prioridad por sobre los demás contratos civiles. A través de él, dos patrimonios se unen en comunidad y requieren no sólo un consentimiento expreso, sino unas reglas de juego que no todos sabemos o entendemos cuando vinculamos nuestras vidas con nuestro consorte. En República Dominicana se presume, en principio, que todo matrimonio se hace con base en la comunidad de bienes; entiéndase todos los bienes de cada cónyuge, entran en la misma comunidad a excepción de los bienes inmuebles adquiridos antes del matrimonio que mantienen propiedad individual; luego, cualquier otro bien mueble o inmueble producido dentro de la unión es de ambas partes a un cincuenta por ciento.

Aquí me detengo un momento: muchas veces las parejas se idealizan y eso no es sano. Conozco casos de personas cercanas que cuando uno de los novios le habla al otro de casarse por medio de uno de los regímenes de separación de bienes, en ocaciones quien escucha la propuesta se ofende y entiende que el otro desconfía del matrimonio y de él/ella como pareja, esa forma de reaccionar, a mi juicio es un acto de inmadurez o mala fe. Las familias pudientes y personas objetivas no colocan en juego el patrimonio construido, sobre todo cuando lo novios son personas con buena posición social y con negocios que pueden estar en riesgo.

En los casos de comunidad de bienes entran las empresas. Tanto los bienes generados, las propiedades compradas (inventarios o existencias), las cuotas o acciones sociales, las cuentas por pagar y cobrar, así como los deberes fiscales o los futuros dividendos de una sociedad, son parte del patrimonio común de la pareja.

El arte en el manejo del divorcio reside en lograr poner a la pareja de acuerdo de una manera sutil y que le quiten la emoción al término en su vida matrimonial.

El divorcio es amparado en la Ley 1306 bis del 21 de mayo de 1937, modificada por la ley 3932 del 20 de septiembre de 1954. Básicamente el matrimonio termina por mutuo consentimiento o por incompatibilidad de caracteres. En la realidad, sin importar el formato que se tome, el matrimonio terminará con el mero deseo de que uno de los dos no esté de acuerdo en continuar la vida de casado. Sin embargo existen situaciones en que la otra parte no quiere divorciarse, por lo que, lo que pudo ser de mutuo acuerdo degenera en un litigio entre los esposos que por lo regular no es agradable para nadie y todos pierden.

Ahora bien, una vez el divorcio está establecido por una sentencia, pronunciada ante la Oficialía Civil y publicada en el periódico; inicia un periplo de negociaciones entre las partes de cómo se repartirán los bienes de la comunidad. Normalmente en mi experiencia, si el divorcio inicia con discordia la partición de los bienes irá por el mismo camino.

Un gran amigo me decía una vez que lo peor que le podía pasar a un negocio es enfrentarlo a pleitos; su frase exacta fue: “Los negocios y los tribunales no deben mezclarse jamás: el negocio siempre pierde aunque gane en apariencia”.

Imagínense el hipotético escenario de que entre los bienes a repartir exista un negocio productivo y en operación, pero una de las partes entiende que la otra lo/la quiere engañar; bajo esta situación y con el apoyo de abogados conocedores del tema, se le puede colocar una administrador judicial provisional al negocio; o una oposición a entrega de dividendos, o un secuestrario judicial al inventario, Etc.

Es mejor un mal acuerdo que un buen pleito.

Cada caso es un mundo. Al final del camino, es más conveniente llegar a un mal arreglo que a un buen pleito. Tomando en consideración que así como las partes persiguen que se le reconozca la mayor parte de un activo, así mismo seran responsables de los pasivos que la empresa haya dejado. Por lo que, lo justo es que en la proporción en que se queden con los bienes, así mismo corran con las deudas.

Ojo, lo que la ley manda es que todo el patrimonio común se reparta a un 50%, y reitero que el patrimonio es el cumulo de activos y pasivos. Ahora bien, en muchos casos no es posible una repartición exacta, porque para lograrlo sería necesario hacer líquido los bienes y venderlos para que con lo recaudado, una vez pagados los honorarios y gastos procesales, queden a un 50% cada parte. En la realidad se llegan a acuerdos que no necesariamente devengaran una repartición exacta, pero será suficiente para traer tranquilidad a las partes.

Los hijos y el negocio son los que más sufren. Los hijos por situaciones obvias. El negocio por ser la fuente de producción; muchas veces es el negocio  lo que realmente las partes desean para ellos; y calcular su valor es complicado para llegar a un punto justo. Adicional se le suma el desgaste emocional que sienten las partes, y el desenfoque de quien lo administra. Mucho peor es cuando reina la desconfianza, en la que uno de los antiguos cónyuges (normalmente quien no administra) dice que no le cree al gerente aun este le muestre los números y soportes. De ahí la necesidad de que el negocio lleve una contabilidad clara y transparente, siempre al día con las declaraciones de impuestos y el pago de sus dividendos a los socios.

En resumen, muchas veces el divorcio es lo más sano para la pareja. Sin embargo, es necesario abstraerse de los hechos, quitarle emoción a la situación y sentarse a negociar con la otra parte. Con el objetivo claro de sacar lo mejor para si, pero tomando en cuenta los siguientes puntos:

1. ¿Quién sabe manejar la operatividad del negocio?
2. ¿Cuánto dinero ha devengado el negocio en los últimos cinco años? (A manera de entender la tendencia).
3. ¿Cuál es el flujo de efectivo que mantiene activamente la empresa?
4. ¿Cuánto es el costo corriente mensual del negocio?

Una vez respondidas estas preguntas, se compara al presente el valor del negocio con el resto de los activos y en base a eso se reparten los bienes.

Reitero: siempre es mejor un mal arreglo que un buen pleito. Los abogados cobramos entre un 15% y un 30% de los valores de las particiones a los clientes. Entonces, te invito a que te preguntes: ¿Cuánto pagaremos de abogados? Vs. ¿Cuánto pierdo en la negociación? En el mismo tenor la pareja debe meditar sobre la velocidad del acuerdo en que van a llegar versus el tiempo que tomará a un Tribunal determinar cuáles serán los valores a repartir. Este ejercicio sólo funciona si le quitas la emoción al momento, y ven a su ex cónyuge como la pareja con la que un día compartieron su vida o el padre/madre de los hijos, no como el contrario y menos como el enemigo.  

Contratar a un empleado extranjero en República Dominicana. Proceso y Riesgos.

República Dominicana es el país objetivo de extranjeros que buscan una mejor calidad de vida o escapar a las penurias que sus países de origen les han impuesto. Hasta el 2015, la Nación no tuvo una política migratoria clara, y a pesar de que existían disposiciones relativas a extranjeros y sus contratos de trabajo, casi nunca eran tomadas en cuenta, ni los procesos se respetaban regularmente por las instituciones y menos por los empresarios.

Sin embargo en la actualidad el cuento es otro.

Nuestro Código de Trabajo establece en el título I del libro tercero lo concerniente a la nacionalización del trabajo. Hay mucha tela por donde cortar, pero me enfoco en la contratación de extranjeros como empleados a tiempo indefinido:

1. 80/20. La ley obliga que el ochenta por ciento de los trabajadores de una empresa deben ser dominicanos. Igual, que del total de los salarios que la empresa pague, este mismo porcentaje debe llegar a manos de empleados dominicanos. Exceptuando de esta norma los directivos y personal gerencial.
2. Existe un orden de importancia en lo que se refiere a la contratación del 20% para extranjeros. Eso se encuentra en el Art. 138 y no lo transcribo literalmente por ser cansón para el lector, pero el segundo entiendo que es de suma importancia: “Los trabajadores técnicos siempre que, a juicio del Departamento de Trabajo, no haya dominicanos desocupados con aptitudes para sustituirlos”.

Este acápite deja a la subjetividad del Departamento de Trabajo, dependencia del Ministerio de Trabajo de la República Dominicana, la potestad de determinar cuáles trabajadores y en cuales oficios son aquellos que pueden o no contratarse extranjeros. Debes tomar en consideración que el derecho de trabajo y el código están delineados con el norte de proteger al trabajador, pero dada la tutela del estado en este aspecto, y en un segundo plano muy cercano, protege a la clase trabajadora nacional en cuanto a la competencia con la extranjera.

Un extranjero, sin importar la nacionalidad, no puede simplemente ser contratado por su capacidad y buena intención o por la confianza que le inspira a la empresa. Se deben agotar diversos pasos, que en los últimos años se han vuelto tortuosos para los usuarios y sus representantes. Lo primero es que depende mucho de la nacionalidad del empleado extranjero, no es lo mismo el caso de un español que de un venezolano; de un chino que de un haitiano. Dado a los conflictos y situaciones sociales que imperan en los países de origen, se le colocan más o menos trabas para su acceso a la Nación. En lo adelante enlisto a manera general los pasos:

1. El empleado extranjero debe entrar a República Dominicana portando una Visa NM1 (Visa de Negocios y/o Trabajo). Dicha visa sólo puede ser otorgada en el Consulado Dominicano en el país de última residencia del extranjero. Y para optar por ella, el empleador debe agotar un proceso ante el Ministerio de Trabajo de certificar y formalizar la oferta que efectivamente se le hace. Una vez resuelto esto se le envía al prospecto para que someta su solicitud al Consulado.
2. Llegado al país, el extranjero debe presentarse en los primeros treinta días de su estancia ante de la Dirección de Migración sometiendo los documentos para su residencia provisional de trabajo. Dentro de los requisitos se establece que el empleado debe aportar el contrato de trabajo emitido por el empleador y certificado por el Ministerio de Trabajo, dicho contrato debe establecer: posición, salario, jornada y demás condiciones propias de un acuerdo laboral entre las partes. Sin embargo, la realidad es que el MT demora aproximadamente entre 45 y 60 días para dar una respuesta, ya el trabajador está en incumplimiento, a pesar de que el mismo cuente con una visa de un año.
3. Una vez complete los requisitos, los deposite y pague la tasa cobrada por la DGM; 90 días después se le entregará su carnet de residencia. OJO: Sólo el carnet, ya que este trámite no genera cédula, lo que es una situación delicada porque el extranjero no tiene acceso tan fácilmente a los bienes y servicios regulares, como por ejemplo los servicios bancarios, y por su carácter de provisionalidad encuentran trabas regularmente en alquileres de vivienda o compra de vehículos.
4. El empleador avalará y garantizará al empleado en cuanto a sus gastos en el país, igualmente se extiende esta obligación a situaciones de deportación y enfermedad. La empresa que trae al extranjero, es la responsable de su estadía y regreso. En caso de que el extranjero renuncie o sea despedido o desahuciado, persiste la responsabilidad a menos que no se haga otro proceso de cambio ante la DGM, la Cancillería y el Ministerio de Trabajo.
5. Anualmente, el empleado deberá renovar dicha residencia. A cabo del tiempo podrá cambiar de categoría lo que le permitirá tener una cédula de extranjero.

De cara al empleador, es importante que sepas que lo riesgoso no es costo del proceso, ni la responsabilidad en si misma ante el Estado Dominicano. Si no que mientras este proceso no se efectué de manera completa, el extranjero que tienes laborando en tu empresa, jamás podras incluirlo en la seguridad social. Podrás pagarle un seguro complementario de salud, pero esto no suple el mandato del Código de Trabajo en el Art. 97 (Obligación sustancial) y a uno de los principios de la Ley 87-01 del Sistema Dominicano de la Seguridad Social; lo que da la potestad al empleado de dimitir y reclamar sus derechos más daños y perjuicios por no encontrarse dentro del SS.

Adicional, tanto la Tesorería de la Seguridad Social como el propio Ministerio de Trabajo tienen la capacidad de querellase en contra tu empresa por medio a un proceso penal-laboral, dado que estas infringiendo una ley de orden público y defraudando a la Tesorería.

El motivo de este escrito, y sin ánimo de que te preocupes sino a que te ocupes, es que entiendas que las empresas tienen límites. Como siempre digo: “El derecho de trabajo y sus leyes, están para hacer un diferencia marcada entre lo que es un empleo y la esclavitud”. Lamentablemente, esta época ha traído consigo una oferta nunca antes vista de mano de obra cualificada en todos los ámbitos; lo que repercute en que los extranjeros han restado oportunidades de empleo, e indirectamente y sin quererlo, han impactado al detrimento de los salarios; y justamente esta es la motivación de protección al trabajador dominicano.

OJO: Puedes contratar a quien gustes, estás en tu libertad. Pero me limito a informarte de los riesgos que corres. Dichos riesgos impactan la cuenta de resultados de la compañía, aun hayas actuado con la mejor buena fe y animo de apoyo a personas que lo necesitan. Si has de hacerlo, te invito a cumplas con las normas y hagas el proceso de lugar.

Los consultores: Aliados necesarios para tu negocio.

Parto de mi necesidad. Te comento: soy una persona escéptica y medianamente hábil. En muchos aspectos trato de ser autosuficiente y he tenido un relativo éxito en eso. Sin embargo, hace unas semanas me he propuesto trabajar las redes sociales del negocio, de mi marca personal y las comunicaciones para impulsar un proyecto nuevo. Me doy cuenta que no siemrpe sale bien, ni inventar y menos tratar de conocer todo.

En el mismo tenor pero en un caso diferente, un referido de un amigo me llamó explicándome un caso de cobro de pesos que tenía desde hace unos meses. El elemento es ingeniero y realizó ciertos trabajos en los que su cliente quedó adeudándole una suma importante en millones de pesos. Buscó a un abogado familiar suyo, pero en una acto soberbia,  fue El (el referido) quien trazó la pauta del proceder estratégico al profesional.

Cuando me hablaba, me explicó y  le informé que estaba cometiendo un error por diversas razones, pero no quiso comprender. Resultado: Persiste la deuda, ahora tiene una demanda en daños y perjuicios en su contra por haber embargado temerariamente cuentas de una compañía sin los soportes necesarios, y está infinitamente más lejos de cobrar lo que justamente le deben.

Cada quien es experto en su área. Por algo se especializó y ha desarrollado una carrera, invirtiendo tiempo, experiencia y conocimiento. El respeto a su esfuerzo se refleja en la humildad de solicitar sus servicios.

Es necesario que comprendamos el viejo adagio de “zapateros a tus zapatos”. Tanto un abogado, como un contador, un mercadólogo y un social media manager, no son sólo títulos. Su experiencia y aptitudes, su tiempo; el que haya manejado innumerables situaciones que los años, más los sinsabores, le permiten hablar con propiedad habiendolo curtido para ser el producto que es hoy y por el que cobran sus servicios.

Las consultorías de cualquier tipo requieren conocimiento, experiencia, disposición y contactos. No pretendas tener los mismos resultados que alguien con estas características por ahorrarte algo de dinero. Cada quien es conocedor en su área y con eso se gana la vida. Muchas veces,  sale más caro el remedio luego de que un proceso se ha afectado, que iniciar desde el principio de manera fresca y con el norte claro.

Un cliente una vez quiso crear su propia asociación sin fines de lucro, entendió que podía porque la ley y el reglamento -más google- establecían el proceso. Cuando pasaron seis meses y no tenía el resultado esperado, buscó ayuda profesional; sin embargo, como ya había introducido el expediente en el organismo regulador, era tarde; no había forma de corregirlo en un 100%, el resultado final fue más dinero perdido, mucho tiempo inútil y la sensación de que el sistema lo había defraudado.

Los negocios son sueños materializados acorde a planes y objetivos específicos. Recuerda que tienes la idea de lo que quieres, pero sobre tu propio sueño convergen circunstancias externas que afectan lo que procuras. Un abogado consciente, al que puedas recurrir, te puede hacer un mapa de riesgos y te explicará como deben ser cubiertos, es un apoyo inestimable de cara a que consigas los objetivos.

Si crees que un buen abogado es caro, prueba con uno mediocre…

Es importante que te sitúes en un plano de organización y proyecto. El precio de una asesoría contable, jurídica o de marketing es parte de tu costo operacional y que lo puedes cargar al negocio. Como abogado te digo que ya no estamos en los ochentas. Existen leyes especializadas como la 358-05 sobre Protección a los Derechos del Consumidor o Usuario, en la que si no te asesores y cubres correctamente lo que ofreces y la garantía que das, puedes ser sujeto de una multa e indemnización por parte de un consumidor que se sienta engañado, aun no haya sido tu intención.

Los negocios ya no son simples mostradores o almacenes. Son estructuras vivas que se enfrentan diariamente a retos y complicaciones propias de cada rubro. Con una correcta asesoría evitas inconvenientes mayores  y sorpresas desagradables.

Otro ejemplo: a la vista, parece sencillo contratar a un empleado; sin embargo, existen tres formatos para dar por terminado un contrato con responsabilidad para alguna de las partes: ¿Sabes la diferencia entre DESPIDO, DESAHUCIO y DIMISION?  ¿Tienes formatos de descargo para el pago de prestaciones laborales? ¿Tienes presente el deber de notificación al Ministerio en caso de una modificación de un contrato o su término?

Imagina que no conoces de esto y lo haces mal, terminas en un tribunal emplazado por un empleado que probablemente no tenga la razón, sin embargo te ganará la batalla justamente porque careces de los conocimientos básicos que requerias antes de tomar la decision o de iniciar el proceso, y que no contaste con alguien para que apoyara. Para ello no tienes que tener una mega estructura con personas a cargo y analistas, es simplemente un buen contador o un abogado con experiencia en el área.

Los negocios son para todos, y como profesional independiente que soy, me conviene que tu negocio vaya bien y que abras nuevas oportunidades. Todos ganamos con tus emprendimientos. Ahora, tienes por compromiso prepararte, más en esta época en la que cuentas con innumerables personas que te sirven de apoyo antes de realmente necesitarlas (prevenir).

El conocimiento es inestimable y es fuente de riqueza a través de la prevención, es el valor agregado que te brindan los consultores. 

¿Valen la pena los socios en los negocios?

Definitivamente sí. Siempre y cuando se respeten ciertas condiciones y mantengas limites aceptables.

Inicio con una historia:

José Arturo Pérez es un empleado brillante en todo su desarrollo profesional. Inició como analista de informática en una gran compañía, que a golpe de esfuerzos y sacrificios escaló a ser gerente de informática y desarrollos, luego de casi doce años de duro trabajo y noches interminables. En su camino, conoció a su esposa que luego de un tiempo de casados tuvieron dos preciosos niños.

Un día JAP y su mejor amigo Pablo René, quien tiene un ojo entrenado para las oportunidades, idearon un negocio prometedor que tendría por objetivo ser consultores en informática con base en un desarrollo de aplicaciones para la banca, con capacidad de ampliación al sector financiero completo. Requería una inversión de cerca de US$120,000.00 que JAP no tenía por tener compromisos con una hipoteca y las situaciones normales de un padre de familia de 40 años, sin embargo Pablo René tenía la disponibilidad, contaba con capital ocioso producto de la herencia que su familia poco tiempo atrás había repartido. PR cubrió la parte de JAP. A su vez, José desarrollaría la plataforma y para eso iba a renunciar de su trabajo para dedicarse a tiempo completo.

Todo iba sobre ruedas, hasta que hubo un importante retraso en los planes por culpa de un suplidor, eso generó que la aplicación demorara más de los previsto. Los ahorros de JAP se terminaron antes de lo calculado y tuvo que sobre endeudarse para mantener el estilo de vida. Una vez el negocio dio frutos, se planteó la primera disyuntiva: ¿Cuál sería el salario de JAP? (que estaba frente a la parte operativa del negocio). Luego, tuvieron un nuevo desacuerdo con la repartición de los exiguos beneficios en el segundo año de la sociedad, dado que JAP requería el dinero y PR argumentaba con base en que era necesario reinvertir en la compañía.

Finalmente, luego de meses sin comunicarse de manera directa, PR exigía el retorno de su capital completo porque quería salir de la sociedad por lo insostenible que se había vuelto la relación con JAP. Por otro lado, JAP sabía que no tenía los recursos para devolverle el dinero y que, con el tiempo la compañía se posicionaría de manera correcta y tendría muchísimos beneficios, si la sangraba ahora era probable que todo el esfuerzo y tiempo hubiese sido en vano.

En el derecho dominicano, la sociedad se define como un contrato en que dos o más personas colocan parte de su patrimonio, conocimiento o bienes a fin de participar en un beneficio común. A eso es necesario añadirle que en caso de perdidas, los socios se harán responsables en igual proporción que su aporte original.

Normalmente las sociedades entre personas nacen con una idea genial. En la que varios conocidos participan por la confianza o por entender que es un proyecto que vale un sacrificio. En otras ocasiones, el precursor de la idea busca apoyo monetario en sus familiares o conocidos, tratando de evitar un préstamo formal o informal. En caso de que el ofrecimiento en contraprestación de ese dinero sea la participación en el negocio, los hace socios.

En mi experiencia de abogado, las sociedades solamente son efectivas y eficaces si los socios, desde el inicio, hacen cuentas claras y establecen un contrato sociedad con base en cinco preguntas claves:

1. ¿Qué quiero? Esta pregunta es la primera no sólo por el orden, también por su importancia. Recordemos que el dinero no tiene amigos, y aunque la amistad vale mucho, una vez que hay un monto en el medio de dos personas es necesario que cada uno entienda abiertamente lo que debe esperar del otro. Puede que la idea sea genial, pero puede que uno de los socios esté participando entendiendo que su único sacrificio es colocar el dinero y solo la cantidad inicial. Las suposiciones son el nacimiento de los malos entendidos.

2. ¿Qué pongo? No sólo el dinero es lo necesario para un negocio. Muchas veces la idea y el tiempo para dedicarle vale más que un capital en una cuenta de banco. Sin embargo, es necesario colocarle monto al tiempo y al conocimiento de la persona que genera un beneficio en pro de la sociedad; y en esto no me refiero a un salario, sino a que su participación como socio debe tener un monto equiparable a la importancia de lo que aportará, que permita entender cuál es su porcentaje en los beneficios y participación del negocio. 

3. ¿En qué tiempo recupero? Valiosísimo cuestionamiento sobre todo cuando se es un socio capitalista. En la sociedad inicialmente no se hacen prestamos, se hacen aportes, por lo que se requerirá que el plan de negocios incluya un tiempo estimado (aunque no rígido) de recuperación de capital. Igualmente, en caso de que se estime o se acuerde, los primeros años pueden ser de reinversión al propio negocio a fin de que la sociedad cree un patrimonio, depende de los socios. 

4. ¿Cuánto valor tendrá mi esfuerzo? Esto sí es salario. Toda persona requiere producir para vivir, y por el hecho de que sea el generador de la idea y parte de los dueños, no quita que el tiempo efectivo que dedique no se incluya como un costo propio del negocio. Y en este punto, la falsa moral no debe aplicarse, el salario de quien administra o quien trabaja es parte del coste operativo del negocio y debe ser remunerado dignamente. Ojo: Es necesario que sea aceptado por los demás socios y tener claro cuáles son las responsabilidades.

5. ¿Qué debo hacer? En caso de que no seas sólo un simple socio de capital, se supone también apoyaras en la creación del negocio o marca. Siempre es necesario que los roles estén claros y diáfanos, si te encargas de operaciones no debes interferir en las finanzas; si la administración trabaja parte de los recursos humanos, es sólo a El que le corresponde determinar la política de personal. Esto suena sencillo, pero las batallas de ego nacidas por el falso protagonismo dan al traste con emprendimientos geniales. Luchas de poder y mal manejo de prioridades hace que se filtre y menoscaben los mandos. 

Siempre propongo a mis clientes que además de la creación de una compañía, establezcan un contrato sociedad entre ellos con base en estas cinco preguntas. Este acuerdo les sirva de norte. En los seminarios siempre digo que las sociedades siempre son buenas y felices mientras no haya dinero, desde que se producen los primeros doscientos mil pesos ya hay conflicto. Evitamos esos malos momentos recordando nuestro compromiso, y a qué estamos llamados dentro de la sociedad.

Las estadísticas en América Latina establecen que sólo el veinte por ciento de los negocios sobreviven al quinto año. Lo interesante es saber cuánto de esos negocios son hundidos por las propias luchas internas de sus socios.

Los acuerdos de sociedad no son los estatutos de la compañía. Tienen marcadas diferencias, pero la principal es que los Estatutos están para regir la vida a lo interno de la compañía, sin embargo no establecen nada en cuanto a las relaciones propias entre los mismos socios y como dirimir conflictos. Siempre es sano iniciar de buena fe, pero los acuerdos entre socios son los que nos recuerdan el por qué iniciamos y a dónde queremos llegar.