Siete ideas para organizar la gestión en los Recursos Humanos de tu negocio

La gestión humana es la base de tener una política de personal sana y eficiente. Su necesidad es obvia, pero va acompañada de un esfuerzo en tiempo y recursos por parte del dueño del negocio o su gerencia. Sin embargo, se ve recompensada cuando pasan los años y ves que tus empleados son fieles y a pesar de roces normales, nunca has tenido una demanda o una queja formal por parte de un colaborador.

Este artículo te da siete ideas de como debes crear tu política de RRHH de cara a una empresa protegida y libe de problemas.

Que te quede claro, no necesitas en departamento exclusivo si tienes un negocio de menos de diez personas, puedes suplirlo con una correcta asesoría o un outsourcing que te haga descansar estos temas.

El 2019 arranca en unos pocos días, es una fecha propicia para que hagamos nuestra tarea y comencemos a sanear y organizar nuestro negocio.

Recursos Humanos es un departamento vital en nuestra organización; sin importar el tamaño o rubro del negocio. Colaboradores soportados en una gestión del talento correcta, son empleados que te reconocerán como un buen jefe y verán a tu negocio como organizado y capaz.

A estos fines, debemos hacer nuestra tarea con un poco de esfuerzo. El objetivo es de que la gestión de capital humano sea organizada, esto nos permitirá estar protegidos de demandas sin fundamento o malas querencias de nuestros propios aliados. Recuerda que a pesar de que son colaboradores, cada quien procura velar por sus propios intereses.

Comencemos:

I. Un empleado, un expediente. Al momento de contratar a un empleado, sea cual fuere el método de elección, documenta organizadamente un expediente con su nombre y/o identificador (número de empleado o de archivo). Procura que sea gestionado del pasado al presente, teniendo como primer documento el contrato escrito con sus obligaciones y paquete salarial. Esto para tener claro varios puntos: La fecha de entrada, el salario que devengará, la posición a desempeñar.

Parece básico y lógico, pero te sorprendería saber la cantidad de litigios que empleadores pierden por no tener un archivo organizado.

Luego, cada incidencia de la relación trabajador-empleador que haya, documéntala y guarda su soporte en el expediente, desde un permiso, una licencia, el nacimiento de un hijo, una amonestación, una ausencia. Etc. Hasta el soporte final del término del contrato de trabajo.

En derecho laboral la carga de la prueba recae sobre el empleador, aun sea el empleado que alegue cualquier hecho o situación. Además de que uno de los principios en que se basa en derecho de trabajo es que la duda siempre favorecerá al empleado. Destruye las dudas desde el inicio.

II. DGT-3 / DGT-4. Ahora son formularios digitales, antes eran las planillas (hojas formato 11×17, que vendía el Departamento de Trabajo en cada localidad, y que debes plasmar anualmente tu nómina de empleados). El DGT-3 es la Planilla de Personal Fijo, se completa una vez al año en enero o cuando inicias tu compañía. En ella enlistas a tus empleados, la fecha de inicio de la relación laboral, el salario y su posición, y la fecha de las vacaciones estimadas.

El DGT-4 o Registro de Cambios en Personal Fijo, se completa y envía en los primeros cinco días de cada mes. Aquí se recogen las incidencias del mes anterior; se inscriben las novedades o modificaciones de los empleados y posiciones. Desde un ascenso hasta una salida de un empleado, se comunican a través de este formulario.

III. Siempre al día con la TSS. El real compromiso. El pago mensual de la TSS es uno de los cargos en dinero que mayor peso ejerce sobre las cuentas de cualquier empresa; a pesar de que, como sistema contributivo, aportan tanto el empleador como el empleado. Es el pago que soporta el sistema de seguridad social, dando a los abonados el derecho a tres servicios obligatorios y fundamentales:

  1. Seguro de salud vía las ARS,
  2. Seguros de riesgos laborales por la ARL,
  3. Aporte al fondo de pensión del empleado.

Está de más recordarte la importancia y lo que ocurre si no pagas a tiempo, o lo que pasaría si no mantienes al tanto las novedades en la SUIR o página de la TSS. Lo poco son los recargos que pagas y que crecen como la espuma. Lo grave es que si a un empleado (o a un familiar inscrito) le ocurre algo fuera o dentro del trabajo, eres tú que corres con la responsabilidad de sus gastos médicos. Además de que es un deber formal de todo empleador, tanto el aporte como la trasparencia en estos fondos. 

IV. Crea y comparte un Reglamento Interno. Este acápite no todas las empresas lo tienen, y es valiosísimo. El RI son las reglas de juego de como funciona la empresa, las obligaciones y deberes de los trabajadores. En él recoges la política clara de cómo funcionan tus recursos humanos. Desde procesos internos hasta reclamaciones a sus superiores. El RI procura que todos los empleados estén alineados al trabajo, sus funciones y la jornada; así como lo que permites y no permites en tu empresa.

Por lo  regular, se le entrega una copia impresa a cada trabajador al momento de su contrato; además de que se colocan extractos en diversos puntos de reunión a fin de mantener vivo el recuerdo de su existencia. Su función es de apoyo para la gestión humana y difusión de la mística del trabajo en la empresa.

V. Fomenta un sistema de cooperativa en tu empresa. La experiencia me indica que pocas cosas entorpecen más el desempeño de un empleado como el que tenga problemas financieros. Siempre piden avances a salarios y préstamos; cuando no puede más, comienza buscar dinero prestado a intereses altísimos por fuera de la organización o a empleados con buenos fondos, lo que te da un ambiente laboral cargado, que aumenta y desincentiva a la producción. Finalmente, el empleado busca que a toda costa el empleador lo desahucie y provoca situaciones para que esto ocurra, en pro de que “le den sus chelitos”.

Soy promotor de que las empresas afilien a sus empleados a una cooperativa. Sea que la creen de manera exclusiva o que se incluyan en una ya establecida. La idea es que empleado tenga opciones directas y rápidas de satisfacer esas necesidades. Esto, de mano con formación en el área de finanzas personales, apoya al empleado a cambiar estilos de vida, le fomenta el hábito de ahorro y un correcto manejo de necesidades.

VI. Crea valor en tus empleados, que vean que no sólo es un trabajo. Con base a dos vertientes:

  1. Recuérdales sus fechas importantes, agasájalo de manera que se sienta como un colaborador, no un empleado. Crea estructuras que cada cierto tiempo acumule horas para que tenga días libres. Oblígalo que tome vacaciones.
  2. La formación personal es vital. Promueve que el empleado participe en seminarios, talleres y cursos patrocinados por la compañía, sobre temas de índole personal que lo hagan crecer, que le sumen y mejoren su calidad de vida. Mímalo, logra que se sienta protegido; que entienda que un mejor empleo no lo conseguirá porque Él es importante para ti.

VII. En caso de salida, procura que sea por las buenas. Las rupturas con los empleados siempre serán difíciles. Por mejor intención o que se respeten todos los derechos. Por lo que debes procurar que el término de su contrato no sea traumático. Si ya tomaste la decisión prescindir de El, comunícale las razones, procura que vea claro que le estas pagando todo el dinero que le corresponde y dale la expectativa de que darás buenas referencias a quien las pida.

Eso sí, documenta hasta el mínimo hecho: Tu descargo firmado. Paga con cheque y que te firme uno como acuse de recibo. Recuerda notificar su salida antes de las cuarenta y ocho horas luego de ocurrida.

Finalmente, respeta el momento. Para él es un cambio de vida que pone en peligro su estabilidad; aun tengas la razón de porqué lo separaste. Recuerda que como lo trates a Él, sus compañeros de labores se verán reflejados en su espejo. Procura no crear un ambiente de chisme, o que se esparzan rumores a lo interno del negocio, acaba con ellos con un comunicado o una reunión con los colaboradores más cercanos.

Autor: Geovanny Ramirez

Abogado en ejercicio; especialista en responsabilidad civil, seguros y derecho de transporte.

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